Teamtailor-rekrytoinnin tietosuojakäytäntö
Teamtailor tarjoaa rekrytointien käsittelyyn ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitettua palvelua ("palvelu") yrityksen SEY Suomen eläinsuojelu ("rekisterinpitäjä" "me" jne.) puolesta. On tärkeää, että Palvelua käyttävät henkilöt ("käyttäjät") tuntevat olonsa turvalliseksi ja ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme käyttäjän henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjän henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön ("tietosuojakäytäntö") mukaisesti.
1. Yleistä
Olemme rekisterinpitäjä nykyisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Käyttäjien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallita ja helpottaa työntekijöiden rekrytointiprosessia.
2. Henkilötietojen kerääminen
Olemme vastuussa käyttäjien lisäämien henkilötietojen tai palveluun liittyvien, muilla tavoin keräämiemme henkilötietojen käsittelystä.
Milloin ja miten keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjien henkilötietoja, kun käyttäjät
- täyttävät hakemuksen palvelun kautta tai muuten lisäävät itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta; ja
- käyttävät palvelua pitääkseen yhteyttä henkilöstöömme lisäämällä henkilötietoja itsestään joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta.
- tarjoavat tunnistettavia tietoja chatin kautta (toimitetaan palvelua käyttävän verkkosivuston kautta) ja kun tällaiset tiedot ovat tärkeitä hakumenettelyn kannalta;
Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta, Linkediniltä sekä muista julkisista lähteistä. Tätä kutsutaan tiedonhauksi (sourcing), ja työntekijämme suorittavat sen manuaalisesti tai automaattisesti palvelun kautta.
Nykyiset työntekijät voivat joissakin tapauksissa antaa suosituksia mahdollisista hakijoista. Tällaiset työntekijät lisäävät mahdollisten hakijoiden tietoja, ja näissä tapauksissa potentiaalista hakijaa pidetään käyttäjänä tämän tietosuojakäytännön puitteissa ja hänelle ilmoitetaan käsittelystä.
Kerättävien ja käsiteltyjen henkilötietojen luokat
Palvelun kautta kerättävien henkilötietojen luokkien avulla pyritään tunnistamaan luonnollisia henkilöitä heidän nimen, sähköpostiviestien, kuvien ja videoiden sekä Facebook- ja LinkedIn-tilien tietojen, rekrytoinnin kautta esitettyjen kysymysten, nimikkeiden, koulutuksen ja muiden tietojen avulla, jotka käyttäjä tai muut ovat jakaneet palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta merkityksellisiä tietoja kerätään ja käsitellään.
Käsittelyn tarkoitus ja laillisuus
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on hallita rekrytointia. Henkilötietojen käsittelyn laillisuus on oikeutettu etumme rekrytoinnin yksinkertaistamisen ja helpottamisen varmistamiseksi.
Yhdistettyä analyysiä tai markkinatutkimusta varten käsitellyt henkilötiedot muutetaan aina tunnistamattomiksi, eikä tällaisia henkilötietoja voida käyttää tietyn käyttäjän tunnistamiseen. Näitä tietoja ei siten pidetä henkilötietoina.
Rekisteröitymisen suostumus
Käyttäjä antaa suostumuksen sille, että rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekrytointia varten. Käyttäjä suostuu siihen, että henkilötietoja kerätään palvelun kautta, kun käyttäjät;
- täyttävät hakemuksen palvelun kautta lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta, ja että rekisterinpitäjä voi käyttää ulkoisia hankintatyökaluja lisätietojen lisäämiseen; ja
- kun käyttäjät käyttävät palvelua ollakseen yhteydessä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta.
Käyttäjä suostuu myös siihen, että rekisterinpitäjä kerää käyttäjästä julkisesti saatavilla olevia tietoja ja kokoaa ne rekrytointitarkoituksiin käytettäväksi.
Käyttäjä suostuu henkilötietojen keräämiseen edellä olevien kohtien a) ja b) mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään alla olevien Säilytys ja siirrot- ja Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään -osioiden mukaisesti.
Käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 9 lueteltujen yhteystietojen kautta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin johtaa siihen, että käyttäjä ei voi hakea tiettyä työtä tai muuten käyttää palvelua.
Säilytys ja siirrot
Palvelun kautta kerätyt henkilökohtaiset tiedot tallennetaan ja käsitellään EU/ETA-alueella tai sellaisissa kolmansissa maissa, joilla on Euroopan komission mielestä riittävä suojan taso, tai jota käsittelevät sellaiset palveluntarjoajat, jotka ovat tehneet täysin kolmansien maiden siirtojen laillisuuden mukaisia sopimuksia tai muut palveluntarjoajat, joilla on riittävät takeet siirrettävien tietojen rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi. Ota meihin yhteyttä kohdassa 9 lueteltujen yhteystietojen avulla saadaksesi asiakirjoja tällaisista riittävistä suojatoimista.
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään
Jos käyttäjä ei kirjallisesti vastusta henkilötietojensa käsittelyä, säilytämme ja käsittelemme näitä henkilötietoja niin kauan kuin katsomme sen tarpeelliseksi edellä mainittujen tarkoitusten mukaan. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan käyttää yhden (1) vuoden ajan työnhakuun. Huomaa, että hakija (käyttäjä) voi olla kiinnostava tulevaa rekrytointia varten ja saatamme tallentaa käyttäjien henkilötietoja tätä tarkoitusta varten, kunnes ne eivät ole enää tarpeellisia mahdollisen rekrytoinnin kannalta. Jos sinä käyttäjänä et halua, että henkilötietojasi käsitellään tätä tarkoitusta varten (tuleva rekrytointi), ota meihin yhteyttä kohdassa 9 olevia yhteystietoja käyttäen.
3. Käyttäjien oikeudet
Käyttäjillä on oikeus pyytää tietoja henkilötietojen käsittelymenetelmistämme ilmoittamalla siitä meille kirjallisesti kohdassa 9 olevien yhteystietojen kautta. Käyttäjillä on oikeus saada yksi (1) kopio häneen liittyvistä, palvelun käsittelemistä henkilötiedoista maksutta. Rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu pyydetyistä lisäkopioista vaatimuksesta aiheutuviin hallintokuluihin perustuen.
Käyttäjillä on tarvittaessa oikeus oikaista häntä koskevat virheelliset henkilötiedot kirjallisella pyynnöllä kohdassa 9 olevien yhteystietojen kautta.
Käyttäjällä on oikeus vaatia tietojen poistoa tai käsittelyn rajoittamista sekä – tietyissä olosuhteissa – oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella.
Käyttäjällä on oikeus peruuttaa kaikkia rekisterinpitäjälle käsittelyyn antamiaan tietoja koskeva suostumus. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa, että käyttäjä ei voi hakea tiettyyn työhön tai muuten käyttää palvelua.
Käyttäjällä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirrettävyyteen, mikä tarkoittaa oikeutta henkilökohtaisten tietojen vastaanottamiseen ja siirtäämiseen toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä siinä tapauksessa, että käyttäjä uskoo henkilötietojen käsittelyn loukkaavan tietosuojalain oikeudellisia puitteita.
4. Turvallisuus
Pidämme henkilökohtaista koskemattomuutta prioriteettina ja pyrimmekin aktiivisesti varmistamaan, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään erittäin huolellisesti. Toteutamme kohtuudella odotettavissa olevat toimenpiteet varmistaaksemme, että käyttäjien ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän tietosuojakäytännön että yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Tietojen siirto Internetin ja mobiiliverkon kautta sisältää kuitenkin riskejä, ja kaikki siirrot tehdään tiedon siirtäjän omalla vastuulla. On tärkeää, että käyttäjät ottavat myös vastuun tietojensa suojauksesta. Onkin käyttäjän vastuulla, että hänen kirjautumistietonsa pidetään salassa.
5. Henkilötietojen siirto kolmannelle osapuolelle
Emme myy tai muutoin siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Voimme siirtää käyttäjien henkilötietoja seuraaville tahoille:
- Urakoitsijallemme ja alihankkijallemme, jotka toimivat ohjeidemme mukaisesti käsittelijöinä ja alikäsittelijöinä palvelun tarjoamiseksi.
- Viranomaisille tai lainopillisille neuvonantajille siinä tapauksessa, että epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa.
- Viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos lain tai viranomaisen määräyksen mukaan niin vaaditaan.
Siirrämme käyttäjien henkilötietoja vain luottamillemme kolmansille osapuolille. Valitsemme yhteistyökumppanit huolellisesti varmistaaksemme, että käyttäjän henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor, joka toimii palvelun toimittajana, palvelin- ja hosting-yritykset, sähköpostiyritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankintayritykset, analyysipalveluyritykset ja muut palvelun toimittamiseen liittyvät yritykset.
6. Kootut tiedot (ei-tunnistettavissa olevat henkilötiedot)
Saatamme jakaa koottuja tietoja kolmansille osapuolille. Aggregoidut tiedot on tällöin koottu palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja voivat koostua esimerkiksi Internet-liikenteen tilastoista tai geologisesta sijainnista palvelun käyttöä varten. Kootut tiedot eivät sisällä tietoja, joiden avulla yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eivätkä ne siten ole henkilötietoja.
7. Evästeet
Tietoja käyttäjän palvelun käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjän palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.
Käyttäjät voivat milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa paikallisia asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.
8. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojakäytäntöömme milloin tahansa. Tietosuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelun kautta. Uusi versio katsotaan käyttäjille välitetyksi, kun käyttäjä on joko vastaanottanut sähköpostin, jossa käyttäjälle ilmoitetaan uudesta versiosta (käyttäen käyttäjän palvelun käytön yhteydessä antamaa sähköpostiosoitetta), tai kun käyttäjälle on muuten ilmoitettu uudesta tietosuojakäytännöstä.
9. Yhteydenotto
Jos sinulla on kysyttävää, tarvitset lisätietoja henkilötietojen käsittelyprosessista tai haluat ottaa meihin yhteyttä muissa asioissa, käytä alla olevia yhteystietoja. SEY Suomen eläinsuojelu riina.itkonen@sey.fi
